報連相

報連相とは

ビジネスにおける「ほうれんそう」といえば、報告・連絡・相談のことですが、
ただ単に報告、連絡、相談をすればいいかというと、そうではありません。

ビジネスのでのやり取りといっても、コミュニケーションの一環ですから、
相手に伝わりやすい話し方を心がける必要があります。

ここでは、報連相それぞれにおける好ましい言葉の選び方、
話の順番等を見ていきましょう。

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指示された仕事に対して行う報連相

報告、連絡、相談を何に対して行えばいいのか、
まずはきちんと相手の指示を把握しましょう。

与えられた仕事について正しく理解していないと、
仕事そのものが上手くいきません。

メモを取る

指示を受けたときは、必ずメモを取ります。
仕事が上手く行くかどうか、ひいてはあなたが仕事ができるかどうかはここで決まります。

指示は要点をメインにメモしていきます。
指示を要点でまとめながらメモすることで、そのままメモするよりも理解が深まります。

口頭で確認する

メモの内容が正しいか、口頭で確認しましょう。
この作業を怠ると、相手との齟齬を見逃してしまいます。

くどいようでも必ず、声に出して確認しましょう。

分からないところは質問する

指示を受けた時点で、
不明な点は必ず質問してハッキリとさせておきましょう。

聞きにくいなと思っても、ここで曖昧にして後のミスになるくらいなら、
今のうちに思い切って尋ねた方がよいに決まっています。

相手の話が一段落ついたら、疑問点を尋ねておきましょう。


報告

なぜ必要か

仕事を指示した人に、
どのような経緯でどのような結果になったかを正確に把握してもらうために必要です。

そのため、仕事が終わったときに行うのが報告です。

長期に渡る仕事や重要度の高い仕事では、途中経過を報告すると、
新たな指示や的確な助言をもらえたり、相手に安心してもらえたりします。

手順

1.まずは結論を述べます。

2.結論に至った経緯を説明します。

3.以上について新たな指示や意見を伺います。

4.仕事をしていて何か気付いたことや提案があればつけ加えます。

5.口頭で報告したことを書面にまとめて改めて報告書として提出します。
  提出の義務がない場合でも、書面にまとめる作業で仕事内容を消化しやすくなります。

  極秘扱いの仕事の場合、報告書の管理は徹底しましょう。

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+1ポイント

報告はできるだけ簡潔に述べます。
詳細に関しては書類にして提出すると、丁寧です。

悪い報告をしなければならない局面も訪れるでしょうが、
そういうときこそ早めに報告することで、改善案などが得られることがあります。

日を改めてなどとは言わず、報告は早めに行います。


連絡

なぜ必要か

伝えるべきことを知るべき人に正確に伝えるために必要です。

伝言を受けたときや仕事内容に変更が生じたとき、
何かのアクション(外出や、直行直帰など)を起こすときに行います。

手順

1.まずは伝えるべき事実について正確に把握します。

2.連絡すべき事項が生じたときに、すぐに連絡します。

3.連絡する内容や相手の状況に応じて、適切な手段の連絡方法を選びます。
  口頭、書面、メールや電話などの手段がありますが、緊急時は電話するなど、使い分けます。

+1ポイント

直接連絡できたときはよいのですが、
誰かに伝言を頼んだ場合やメール、書面等で連絡した場合、
相手に正しく伝わっているか、あとで必ず確認しましょう。

伝える相手がたくさんいるときは、
メールや文書などの方が正確に伝わりやすいでしょう。

口頭での連絡と合わせて、書面での連絡をすると確実です。


相談

なぜ必要か

物事の本質を理解し、正しい方向へと進めるために、
上司や経験者に助言を求めます。

起きている問題を大きくしないため、解決するために必要です。

手順

1.まずは相談内容を整理します。
  自分が何に悩んでいて、どういう方向に持っていきたいのか
  整理しておけば、相談相手も助言しやすくなります。

2.相談相手は、直属の先輩や上司にします。
  専門的な知識が必要となる場合でも、まずは直属の上司に相談して、
  上司から新たに相談するには誰がいいか紹介してもらいましょう。

特に初めて請け負う種類の仕事や重要度の高い仕事で悩んだときは、
迷惑をかけるからといって自分だけで判断するのではなく、必ず誰かに相談します。

相手にとって迷惑なのは、
相談事で時間をとられることではなく、仕事で大きなトラブルか起こることです。

ひとりで抱え込んだり、独断で動いたりはせず、まずは相談してみましょう。

+1ポイント

相談したことに発展があった場合は、相談に乗ってくれた人にも報告します。

相談したことで心配をかけている可能性が高いので、
上手くいったらお礼と共に報告しましょう。

もちろん上手くいかなくてもお礼はしっかりと伝えましょう。


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