同じ内容のことを伝えるにしても、
言い方や表現の仕方によって印象がまったく変わってきます。
相手を気遣う言葉の表現を覚えて使うことで、
仕事も人間的にもできる人という印象が強くなります。
会議や打ち合わせの最初に
社内の人でも社外の人でも、あなたの用事に時間を使っていただくことに
感謝の意を表しましょう。
質問をするときには
分からないことは積極的に質問するべきですが、
取引相手の公開されている情報など、本来ならば知っておくべきことを質問してしまうと
相手に気分を害してしまう可能性があります。
質問をするときには一言クッション言葉を入れてからにしましょう。
また上司や目上の方に教えていただくときは、
「教えてください」よりも丁寧な言葉を使うと印象が良いです。
・ご教示いただけますでしょうか。
・ご教示いただけると有難いのですが。
曖昧な点について確認するときや、相手に念を押すときも柔らかい表現を使います。
・念のため確認させていただきますが、
・少々お伺いしたいことがございまして、
お願いするとき
相手に何かお願いをするときにも丁寧な言葉を使うと聞き入れてもらえる可能性が高まります。
・お忙しいなか恐縮ではございますが、
・ぜひお力を貸していただきたいと存じます。
・こちらの都合でたいへん申し訳ございませんが、
・よろしく～のほどお願い申し上げます。
お礼を伝えるとき
心からの感謝を伝えるときにも表現の仕方はたくさんあります。
・お忙しいなか貴重なお時間を頂きまして、ありがとうございました。
・私共のためにご尽力下さり誠にありがとうございました。
・こちらの都合でしたのに、ご配慮いただき誠にありがとうございます。
・その節はひとかたならぬご厚意を賜り、誠にありがとうございました。
相手を褒めるとき
ヘタに褒めると慇懃無礼になってしまいますが、
こちら側を一歩下に置くことで、相手を褒めるとスムーズです。
・～さんのおかげで無事～することができました。
・～さんの姿勢にはいつも頭が下がります。
・～というお言葉には心を打たれました。
・あなたの考え方には目からうろこが落ちる思いです。
こちらの主張を通したいとき
相手がミスをしていることを指摘したいときは、特に表現に気を使いましょう。
・たいへん恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか。
・誤解を招いて申し訳ありません。しかしながら、その件は～
相手に非があるときも、表現を選んで怒りを伝えましょう。
・～していだくのが筋ではないかと存じます。
・それは横紙破りなやり方ではないでしょうか。別の方法をご検討いただけませんか。
こちらにとって都合が悪いことを理解してもらいたいときの言葉です。
・お気持ちだけありがたくいただきます。
反対意見を述べるとき
相手の意見に対して反対意見を述べるのは勇気が要りますが、
クッション言葉を駆使すれば、言い出しやすく聞き入れてもらいやすくなります。
・おっしゃることはわかりますが、少々納得いたしかねます。
・そのご意見に賛成ですが、一点だけ気にかかる点がありまして、
反対意見をされたとき
反対意見をされたときは、すぐに反論をせず、まずは受け入れる姿勢を見せましょう。
断るとき
相手の意図に添えないので全く円滑にというのは難しいですが、
出来るだけ角が立たない表現を心がけましょう。
・誠に不本意ではありますが、お断りさせていただきます。
・せっかくご提案いただいたのに、お力に添えず申し訳ありません。
・残念ですが、今回は見送りとさせていただきます。
答えを保留にしたいとき
自分の一存では決められないことや、返事を先延ばししたいときに使います。
・私の一存では決めかねますので、
・健闘させていただきますので、お時間を頂けますか。
催促するとき
連絡の行き違いなどの可能性を考えて、柔らかい表現で確認しましょう。
・行き違いでしたら申し訳ありませんが、
・ご検討中かと存じますが、
話の終わらせ方
会議や打ち合わせなど話を終わらせることが難しいときもあります。
そういうときは、資料などをまとめて一度姿勢を正してから、
改めて以下のような表現を使ってみましょう。
・それでは、次回の打ち合わせですが、ご都合の良い日はございますか。
最後にもう一度、
「お忙しいところ、ありがとうございました」と謝意を述べるのを忘れないようにしましょう。
