手紙を書くときのポイント

通常の手紙でもお礼状でも、
形式は同じなので、まずは形式の確認からしましょう。

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手紙の構成

手紙は、以下のパーツでできています。

前文:頭語と季節(時候)の挨拶など
主文:手紙の用件
末文:話が終わったあとの挨拶文と結語
後付:書いた日付、差出人の名前、宛名である相手の名前

前文

頭語を置き、その後に時候の挨拶を書きます。

頭語と結語の組み合わせ

拝啓:一般的な文書に使う。結語は敬具
謹啓:目上の方への文書やあらたまった手紙に使う。結語は謹白
前略:事務的な文書に使う。目上の方への文書には使用しない。結語は草々
急啓:急ぎの文書に使う。結語は草々
拝復:返事として出す文書に使う。結語は敬具
再啓:相手からの返事の前に再度送る場合に使う。結語は敬具

時候の挨拶

時候の挨拶については季節のご挨拶で詳しく取り上げています。
参考にどうぞ。

主文

1.「さて」や「このたびは」という接続語を用いて、本題に入ります。
2.本題の最初では、まずお礼を述べましょう。
3.次に頂いたものや助力に対する感想を述べます。
4.こちらの近況なども添えておきましょう。

+1ポイント

・文中に相手の名前を書くときは、文末に置かないように気を付けましょう。
 「御」「貴」などの相手に対する尊敬語も失礼に当たるので文末には置きません。

・自分に関係する言葉(私や身内を示す単語)を行頭に持ってこないようにしましょう。

・人名や地名、ひとまとまりの言葉(おめでとうございますやご結婚などの言葉)は
 改行してでも一行にまとめて書きましょう。
 ※おめでたい言葉を(二行に)割るのは縁起が悪いと言われています。

末文

末文には締めの挨拶を書きます。
一般的には、今後の指導・鞭撻のお願いや、繁栄をお祈りしますなどの言葉を使用し、
最後に頭語に合った結語で締めくくります。

後付

まず手紙を書いた日付を書きます。

次に差出人の名前を下の方に書きます。
このとき、名前の最後の一文字が結語の下の文字と並ぶように位置を揃えます。

最後に相手の名前を上部に大きめの字で書いて、敬称を付けます。


お礼状例文

お中元のお礼状

拝啓
暑さが厳しい折柄、みなさまいかがお過ごしですか。

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さて、このたびは結構なお品を頂戴いたしまして、
まことにありがとうございました。
社員一同、とても喜んでおりました。

「品物に対する感想」

御多忙な日々とは存じますが、
貴社のますますのご発展をお祈りいたしております。

略儀ながら書中をもちまして、お礼申し上げます。
                        敬具

お歳暮のお礼状

拝啓
寒さ厳しい今日この頃ですが、
皆様にはお元気にお過ごしのこととお慶び申し上げます。

さて、本日は大変結構なお品をご恵贈いただきまして、
まことにありがとうございました。

「品物に対する感想」

厳しい寒さが続きますが、ご自愛のほどお祈り申し上げます。
まずは取り急ぎ、お礼申し上げます。
                        敬具

助力に対するお礼状

謹啓
風薫る五月となりました。
○○様におかれましては、お元気でお過ごしのこととお慶び申し上げます。

さて、先日はひとかたならぬご厚意を賜り、誠にありがとうございました。

「助力頂いたことの顛末の報告」

これからもなにとぞお力添えを賜りたく、心よりお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、お礼申し上げます。
                         謹白

まとめ

EメールやSNSの普及で、昔ほど手紙でのやり取りはなくなりましたが、
それでもここぞというときに気遣い溢れた手紙を書くことができれば、
相手の方に喜んでもらえることでしょう。

時候の挨拶などはその時々のものを選び、
用件に見合った文面を用いて、心を込めて書き上げましょう。


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