挨拶は先手必勝です。
相手の会社に伺ったときは、必ず最初に名刺を差し出しましょう。
会食など多くの人が参加する場で挨拶するときも、
「ごあいさつさせていただいてよろしいでしょうか」と声をかけ、
率先して名刺を渡しましょう。
一対一での名刺交換
渡すとき
相手の正面に立ちます。
※狭い場所では座ったままで大丈夫です。
「座ったまま失礼します」や「テーブル越しに失礼します」と言ってから名刺を差し出します。
社名と名前を告げて、名刺を相手から読める向きにして両手で差し出します。
胸の高さで差し出し、相手の名刺入れの上に置きます。
名刺を出したあとの自分の名刺入れは、人差し指と中指で挟んで持ちます。
名刺入れは受け渡しのときにはトレーのようにして使用します。
そのため、万が一落としても音が鳴らない素材の名刺入れを使うと便利です。
受けとるとき
受け取るときは「頂戴します」と言って、
両手で名刺入れを持ち、その上で受けとります。
相手の顔を確認して、名刺を見ます。
頂いた名刺は胸より下には下げないのがマナーです。
テーブルを挟んで話をするときは、
頂いた名刺はテーブルの左側手前、名刺入れの上に置いておきます。
※左利きの人は右側手前に置きます。
名刺を同時に交換するとき
同時に受け渡しするときは、片手で交換します。
左手に名刺入れを持ち、右手で名刺を下から上へと差し出します。
差し出した名刺は相手の名刺入れの上に置き、
相手の名刺は左手の名刺入れの上で受け取ります。
複数人で名刺交換するとき
名刺交換の順番
目上の人から順番に交換します。
１．上司がお互いに交換します。
２．相手方の上司と自社の部下が交換します。
３．自社の上司と相手方の部下の方が交換します。
４．部下がお互いに交換します。
受け渡しの方法
名刺は事前に渡す相手の数だけ用意しておきます。
名刺は相手方の上司の名刺が上、部下の方の名刺が下になるように受け取ります。
上司のあとに名刺を差し出す場合は、相手の名刺入れの上、
自社の上司の名刺の下に差し入れるようにして名刺を渡します。
テーブルなど座って話をするときは、
相手の座っている順番に名刺を並べて置いておきます。
一番目上の方の名刺の下に名刺入れを置きましょう。
右利きの人は左側手前、左利きの人は右側手前に置きます。
名刺 +１ ポイント
- 頂いた名刺のデザインやロゴなどを話題にすると喜ばれます。
- 頂いた名刺はなくさないようにしっかりと管理しましょう。
- 頂いた名刺に、頂いた日にちや一言メモなどを書いた付箋を貼っておくと、
のちのち相手を思い出しやすくなります。
※付箋やメモ帳を使用し、名刺そのものには書き込まないようにしましょう。 - 名刺を頂いたときの雑談などもメモをして一緒に保管しておくと、
次回会話のとっかかりとなります。
名刺交換トラブルの解決方法
名刺を忘れた場合
名刺がなくなっていたり、持ってくるのを忘れた場合は、
「申し訳ございません、名刺を切らしておりまして」とお詫びをして
会社名と名前をしっかりと名乗ります。
その後、当日中に名刺を相手先に郵送します。
そのさいは名刺を切らしたお詫びとあいさつ文を書いた手紙を同封します。
相手から先に名刺を渡された場合
「頂戴します」と有難く受け取ります。
その後、「ご挨拶が遅くなりました」と言って、名刺を差し出します。
名刺を渡すタイミングが掴めずに話が進んでしまった場合も、
キリの良いところで「ご挨拶が遅くなりました」と言って、名刺を差し出しましょう。
相手の名前が読めない場合
知らない漢字や読み方が分からない漢字の名前の場合、
名刺を受け取ったときに、「お名前はなんとお読みすればよろしいですか」と尋ねます。
時間が経つほどに尋ねにくくなりますので、最初に聞いておきましょう。
上司よりも先に挨拶されてしまった場合
相手方が自社の上司よりも先にあなたに挨拶した場合、
「上司の○○でございます」と、まずは上司を紹介します。
上司がお互いに名刺交換と挨拶を終えてから、
改めて自己紹介と名刺交換をしましょう。
あなたの挨拶は後回しにするのがマナーです。
まとめ
名刺交換はビジネスの第一歩となる大切な行為です。
そして名刺は、人の分身ともいえる大切なものです。
かつては名刺に直接メモをすることもありましたが、
名刺がその人の分身と言われることを考えると、
直接文字を書き込むのは失礼に当たりますので控えましょう。
頂いた日にちなどのメモは別紙、付箋やメモ帳を使用します。
マナーを守ったスムーズな名刺交換を心がけ、
頂いた名刺は大切に保管しましょう。
