宛名につける敬称は、場合によって使うものが違うため、混乱しがちです。
正しく使って気持ちよいコミュニケーションを取りましょう。
敬称の使い分け
個人宛ての場合「様」
私信
送る封筒が個人の方へ宛てたものならば、敬称は「様」を使います。
連名で記す場合はまとめて一つの様をつけるのではなく、
それぞれのお名前の下に「様」を付けます。
組織内の個人宛て
組織内の個人へ宛てた封筒にも「様」を用います。
この場合は、所属する部署名の下に相手の名前を書いて「様」を書きます。
例）株式会社○○
人事部 △△様
役職名が分かっている場合
役職名が分かっている場合は、その役職名がすでに敬称ですので様は必要ありません。
もしどうしても「様」を付けたいのであれば、役職名+名前+様とします。
例）株式会社○○
△△人事部長
例）株式会社○○
人事部長 △△様
+１ポイント
「様」にはいくつか違う漢字があります。
現代では一様に「様」を用いていますが、
古来のマナーでは「様」は自分よりも目下の方へ使う文字でした。
最上級の敬意を表する場合のさまは「樣」を使います。
宛てた目上の方がご存知なら一目置かれる可能性が高いでしょう。
「樣」の「永」の部分を「次」とする「さま」もあります。
この場合は自分より少し目上の方に用います。
組織宛ての場合「御中」
宛先が組織の場合は「御中」を使用します。
この場合、御中をつけた組織内の人であれば、誰でも封を開けることができます。
例）株式会社○○御中
例）株式会社○○
人事部御中
+１ポイント
御中はそれだけで立派な敬称になりますので、様や殿と一緒には使用しません。
× ）株式会社○○ 御中
△△様
組織から個人の宛てる場合「殿」
目下の相手への敬称として
かつては目上の方の名前にも付けていた殿ですが、
現在では私信で目下の方へ使用することが多いです。
その他
会社などの組織が会社員などに宛てる封筒に用いられることがあります。
※給料明細書など
組織を代表して作成する、個人宛ての書面などにも使用します。
また名前がわからないとき、役職名のあとにつけることがあります。
例）株式会社○○
人事部長殿
複数名宛ての場合「各位」
複数の個人へと宛てた文書のときは「各位」を使用します。
例）保護者各位
FAX・書類送付状の書き方
相手先に関する項目を左側、自分に関する項目を右側に書きます。
あいさつ文を付けると丁寧です。
作成例
株式会社○○
人事部 △△様
営業部 □□
TEL：
FAX：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
早速ですが、本日下記の書類を送付いたしますので、
ご査収のうえ、よろしくお取り計らいのほどお願い申し上げます。
敬具
記
１．送付書類の名称
２．送付書類の名称 計○枚
以上
ビジネスメールの宛先
メールアドレス
メールアドレスを打ち込むときは、
スペルや記号を間違えていないか再三にわたって確認しましょう。
メールの内容によって誤送信した場合、大変なトラブルになることもあります。
CCとBCCの違い
共に複数の宛先に一斉送信できる機能です。
CC：この欄に記入したメールアドレスは、受信者がすべてを見ることができます。
誰に送信したかを明確にする場合は、CC を使用しましょう。
BCC：この欄に記入したメールアドレスは、受信者には表示されません。
誰に送信したか明確にしたくない場合には、BCC を使用しましょう。
作成例
宛先：株式会社○○ △△様
件名：～～～の件について
————————————-本文—————————————-
株式会社○○
△△様
△△様、いつもお世話になっております。
■■株式会社の□□です。
さて、～～～の件についてですが
※一行は30文字程度にすると読みやすい。
※連絡事項は箇条書きにすると読みやすい。
お手数ですが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
■■株式会社
□□
住所：
TEL：
FAX：
Email：
最後に署名を必ず入れましょう。
